Cuando oímos el nombre "Parkinson", normalmente pensamos en la enfermedad de Parkinson. Pero no fue el único señor llamado Parkinson que descubrió algo relacionado con el tiempo y sus efectos. Obviamente, no vamos a hablar aquí de una enfermedad (lamentable enfermedad, dicho sea de paso).
Vamos a ver en qué consiste la ley de Parkinson y cómo podemos aplicarla para hacer las mismas cosas en menor tiempo, mejor, y con mejores resultados. ¿Te parece imposible? Mmm. ¡Al lío!
Ley de Parkinson: 1957
Como decíamos antes, la ley de Parkinson la enumeró un señor llamado... ¡sorpresa!: Parkinson. Lo hizo en 1957 (llama la atención que muchas cosas que suenan a nuevas, no lo son tanto, y que además, siguen siendo aplicables a día de hoy). La ley de Parkinson dice básicamente que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
En otras palabras, si tu tienes una tarea que realizar y te dan un plazo de tiempo, por ejemplo, dos semanas, esa tarea te costará dos semanas. No la harás en un día o dos, no no. En vez de eso se alargará hasta cubrir el tiempo. Ocurrirá lo mismo si te dan de plazo un mes; la tarea se expandirá hasta ocuparte un mes.
Para llegar a esta conclusión, este señor se fijó en la burocracia inglesa. Más concretamente, en su experiencia en el servicio civil británico. Se dio cuenta de que, requiriendo el mismo trabajo, la burocracia exigía año tras año entre un 5% y un 7% de empleados más.
Las leyes fundamentales de Parkinson son tres:
- El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización
- Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos
- El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.
El señor Parkinson no se quedó contento. También formuló otras leyes, como la “ley de la dilación”, “el arte de perder el tiempo” o la “ley de la ocupación de los espacios vacíos”. Esta última merece resumirse: por mucho espacio que haya en una oficina siempre hará falta más.
Sí, tienes razón. En realidad, para llegar a todas estas conclusiones, no hace falta sino ser un poco observador.
Aplicaciones de la ley de Parkinson
Hay muchas aplicaciones de esta ley. Vamos a ver algunas. Por supuesto, el objetivo es usar la ley a nuestro favor.
La primera y la que me parece más importante es lo que ocurre cuando no se pone un plazo para una tarea (también vale para un deseo, una meta). Un caso típico es: “me gustaría aprender un idioma”. ¿Qué plazo te vas a poner? Si no te pones ninguno, la tarea se expandirá en eso. Es decir, el infinito, lo que dure tu existencia. Como no te has puesto fechas definidas, siempre estarás aprendiendo inglés.
Por cierto, lo mismo ocurre con muchas de estas metas que nos ponemos a principio de año. Al no definir un plazo, se quedan ahí, presentes, molestando a nuestra conciencia porque no hemos hecho nada o muy poco para lograrlas. Y resulta que no es un fallo tanto de no querer, sino de no haberlas propuesto de la manera correcta.
Ya tengo los límites claros. ¿Y ahora qué?
Ahora bien, supongamos que hay unos límites definidos. Pueden ser de tiempo, pueden ser cifras o pueden ser incluso medidas. Vamos allá con los ejemplos:
Una redacción
El caso perfecto es Twitter. Tienes un límite de caracteres. 140, ahora 280. Seguramente, si te dicen: “escribe algo sobre el último capítulo de la serie X”. Tu te pondrás a escribir y te saldrá una parrafada. Ahora lo pegas o bien lo escribes directamente en Twitter, y te das cuenta de que te sobra un montón. Empiezas a quitar, lo ves imposible, y al final, cuando lo consigues, resulta que has dicho lo mismo, en menos palabras.
Por eso, cuando escribes una carta (hablamos de temas profesionales), cuando redactas un mensaje para responder un cliente, cuando presentas una redacción... lo primero que tienes que hacer es definir un límite.
Puede ser en caracteres, en palabras o simplemente una cara de un folio. ¡Ojo! No vale disminuir el tamaño de letra ni los márgenes, que nos conocemos. La clave está en decir lo esencial. Puedes incluso escribir las dos o tres ideas principales, y después ir añadiendo florituras. Con este sistema, ahorrarás tiempo, serás breve y leíble. Como dice el dicho: “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
Otro ejemplo sencillo: el bolso, la mochila, la maleta, la cartera…
Si te compras una cartera o un bolso grande… ¿qué va a pasar? Que lo vas a llenar. Seguramente de cosas que no necesitas. Porque claro… sería una infamia no llenar ese bolsillito tan chulo. Nuevamente aquí tenemos una variación de la ley de Parkinson: la cantidad de objetos aumentará hasta llenar el espacio disponible. ¿Cómo usamos la ley a nuestro favor?
Primero, decidimos conscientemente qué objetos necesitamos llevar. Viene bien volcar los que ya tenemos en el bolso o cartera en cuestión en algún sitio, e ir eliminando. Cuando lo hayamos hecho, volvamos a empezar. Y sólo cuando estemos seguros de lo que queremos llevar, entonces buscamos un bolso, maleta o cartera adecuados. Esto se puede aplicar a cualquier continente: armarios, cajones, oficinas, casas… ciudades (párame que sigo).
El maldito presupuesto
Seguramente has observado gente que tiene buenos ingresos, pero que gasta todo su dinero. Incluso es bastante habitual que gasten más de lo que tienen. ¿El problema? No han definido los límites. No tienen un presupuesto, o bien lo tienen mal configurado. Entonces, consiguen otro salario, o una mejor nómina, pero… ¡qué curioso! Les vuelve a faltar dinero.
¿Problema? Ley de Parkinson: Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. Da igual cuánto ganes, lo gastarás todo. ¿Solución? Pon un gasto en tu presupuesto que sea ahorro. ¿Cuándo? Debe ser el primer gasto de tu presupuesto. Lo primero es retirar esa cantidad y llevarla a otra cuenta. Después, los gastos esenciales. Y finalmente, los gastos superfluos. ¿Que no te da para todo? Elimina los gastos no importantes. Los gastos seguirán cubriendo todo el margen, pero casi sin darte cuenta, estarás ahorrando.
Un último ejemplo: los proyectos (pueden ser escolares, personales, de trabajo, da igual)
Te dan una fecha límite. Así que tienes, vamos a poner, una semana. ¿Qué hace mucha gente? Lo deja para última hora. A veces, literalmente. El resultado es que hacen el trabajo, pero no es de buena calidad. Aparte del estrés acumulado. Otros empiezan con el trabajo, y por increíble que parezca, les lleva toda la semana. ¿Cómo es posible?
Ahí está de nuevo la ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. ¿Cómo aprovechar la ley a nuestro favor? Lo primero que hay que hacer es dividir la tarea en partes más pequeñas. Está demostrado que cuanto más pequeñas sean las tareas, mejor las podremos atender.
Por ejemplo, supongamos que nos piden una redacción sobre los volcanes hawaianos. Una sub-tarea sería buscar información. Incluso podríamos dividir esta tarea dependiendo de las diferentes fuentes de consulta. Otra sería volcar y seleccionar todo lo que encontremos. Otra más sería la redacción. Y una más ponerle fotos, enlaces, etc.
La idea sería asignar un tiempo para cada tarea en orden de importancia. Y empezar lo antes posible. En este ejemplo, podría ser 1 h para buscar, 1 h para seleccionar, 1h para redactar y el resto para florituras. Empezamos el primer día. ¿Qué va a ocurrir? Una vez finalizada la tarea, podrán surgir ideas que la mejoren. Pero ahora ya tenemos tiempo para hacerlo. También puede ocurrir que la tarea se lleve una semana completa de trabajo. Pero si seleccionamos lo importante primero, no correremos el riesgo de presentar algo de mala calidad.
Los amigos de Parkinson
Mucho de la ley de Parkinson tiene que ver con la ley de Pareto, sobre el 20 80, y con el cuadrante de importante-urgente. La combinación de estos conceptos puede lograr que aprovechemos el tiempo de forma extraordinaria. La ley de Parkinson probablemente se seguirá cumpliendo, pero usando ciertos truquitos, podemos mejorar nuestra efectividad.
Por otro lado, es la observación constante de las rutinas y del uso del tiempo, lo que más nos va a ayudar. Esto, y las ganas de mejorar, claro está.
Otra cosa esencial es medir cuánto gastamos en una actividad. No es difícil. Basta con un cronómetro y algo para anotar. El promedio de nuestros tiempos nos permitirá asignar un tiempo correcto a cada cosa.
Seguro que hay miles de ejemplos prácticos para aplicar esta ley. ¿Se te ocurre algún otro?
En conclusión: el tiempo
Muchos dicen que el tiempo es el peor enemigo que existe en la actualidad. De hecho, mientras nadie lo remedie, nos termina matando. Bueno, sea como sea, aprovechemos nuestro tiempo. Que sea un amigo, y no un enemigo. Al fin y al cabo, nada sería sin el tiempo.
Esto ha sido todo por hoy… Espero que te haya gustado.
Recuerda que agradecer habla bien del corazón y hace que tu corazón hable. En otras palabras: ¡Expresa tu agradecimiento y comparte, comenta, participa!
Me despido... Hasta que nos veamos de nuevo (virtualmente, claro está), ¡que lo pases muy bien!
Estos principios los escuché en el audiolibro La semana laboral de 4 horas. La verdad es que a veces malgastamos el tiempo en distracciones. Vale la pena organizarse para ser más eficientes y efectivos.
Toda la razón Yendira. Gracias por tu generosidad al participar. Saludos!
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No se como definir mi caso, o sea, si me encargan un trabajo de dos semanas, es cierto que lo que hago se extiende hasta ocupar el tiempo completo y termino haciendo todo dos días antes de la entrega y luego me estreso el doble y termino pensando que me hubiera tomado solo dos días, pero para entregar mucho antes. He tratado de mejorar, pero uno realmente pierde muchísimo tiempo.
Pues mira, es un tema muy interesante lo que planteas. He estado investigando algún tiempo la forma ideal de atacar trabajos que tienen una fecha límite, pero no una de inicio. No es sencillo.
Además, hay personas que tienen la tendencia a obsesionarse con hacer un trabajo según se lo entregan, y otros que sufren a última hora. Creo que la opción ideal está en buscar el punto de equilibrio.
Te dejo un artículo donde expliqué algunos aprendizajes al respecto, y sobre todo una charla de Adam Grant sobre el tema que está muy muy bien.
Espero que sea útil. Saludos!
A mi me funciona el trabajo exclusivo por metas. Si estoy realizando varios trabajos, los anoto en orden de importancia. Cada dia debo dedicar algo de tiempo a cada trabajo pendiente. Me dedico al 100% al trabajo mas importante primero, pasando a los otros trabajos en orden de importancia. Silencio el celular a toda hora, excepto cuando estoy esperando una llamada urgente. Si necesito contestar el celular, lo dejo silenciado a la vista; asi veo si que llamadas ignorar. Atiendo emails importantes antes de comenzar a trabajar, y los demas con las redes sociales despues del horario de trabajo. Me aprovisiono de frutas para comer mientras trabajo, y evito mantener la misma posicion corporal por muchos minutos. Si termino un trabajo en pocos dias, lo reviso cuidadosamente antes de entregarlo; asi he encontrado y corregio errores que pudieron causar que me lo devolvieran.