In recent days I have been thinking a bit about the time that is never enough, is it true?
It's certainly true in the sense that I would like to live a million years, but I think it's not true when it comes to work and free time.
Naturally, as far as I'm concerned, most of the time must be dedicated to my family which always has priority; after that there is work and free time on the same level (it being understood that often free time, as far as I'm concerned, merges with the time spent with my family).
Doing a bit of research I found some interesting ideas for improving organization and productivity, naturally I'm writing to you about what it is because I'm interested in knowing what you think.
Just another way of saying that I hope to receive lots of comments eh eh!
Time management, and consequently the resulting productivity, improves self-esteem and our self-image; Furthermore, just as importantly, it improves the ability to achieve goals.
It seems superfluous to me to say that all these benefits together greatly improve the quality of everyone's lives.
The first author from whom I took inspiration, reading a few things by him, is David Allen;
his point of view, very summarized obviously, is that we often have our minds busy with a thousand different issues, and it is useless to think and rethink the same thing many times when no concrete progress is made.
According to Allen, he continually thinks of something to do in certain cases, I'll list them for you:
- What you want to achieve has not been precisely defined
- It has not been decided what the next concrete step to take will be
- A reminder regarding the objective and the actions to be performed has not been inserted in a reliable system
Continuing my research and reading I came across an interesting model called ZTD (Zen To Do); according to this model, to be more efficient and effective in managing our day we must acquire 10 habits:
- Collect
- Elaborate
- Plan
- Take action
- Simple and reliable system
- Organize
- Check
- Simplify
- Routines
- Put passion into it
I go crazy for these types of lists, I really like them!
Naturally these habits cannot be acquired all together but each one needs the right amount of time, there are those who say it is the fateful 21 days and those who have other theories; personally, to establish a habit, I take thirty days.
It is clear from what I have just written that acquiring this type of model is not simple and requires a lot of effort; However, this commitment will certainly be repaid with satisfaction, a sense of freedom and a better quality of life.
I will now quickly analyze these ten habits, one at a time:
Habit 1: Collect
How often do you come up with good ideas and forget about them? We need to have a place where we can collect everything that comes to us (ideas, information, emails...) by writing things down immediately, rather than relying on memory. Always carry something with you to take notes on and you will drastically increase your productivity. Digital or paper, whichever suits you best, for example I prefer paper and keep a small pocket diary with me. As soon as you arrive home or at work, immediately empty all the information, without procrastinating.
Habit 2: Elaborate
This habit is applicable in many areas of life.
Firstly, it is crucial to reduce the places where you store incoming information to the bare minimum.
In how many places in the house or office do you collect incoming material?
Make sure you only have one. Minimize email inboxes.
Once you have collected all the information you have received, you need to process it.
In summary, here's how to do it point by point:
- examine the first piece of information
- Is useful?
- If it goes to trial
- If not, delete it immediately
- If it is useful and involves an action, ask yourself:
- Can it be delegated? If so, do it immediately
- Breast
- Does it take less than two minutes?
- If so, do it immediately
- If not, archive it in a To Do List
- Go to the next piece of information.
At the end of the process, there should be no unprocessed information left.
Habit 3: Planning
This is simple and I would say it is a "must".Plan short, medium and long term goals. This habit is useful for deciding what is important and what you want to accomplish, rather than reacting to what happens to you and being at the mercy of other people's needs, desires and priorities.
Habit 4: Take action
This point doesn't need any explanation, but I want to give you some suggestions that I myself follow:
- Absolute ban on multitasking
- Choose what you will have to do
- Give yourself some time to do it.
- Eliminate distractions: disconnect from the internet if you can, unplug everything that distracts you and simply do your job.
- Stay focused.
Habit 5: Simple and reliable system
Immediately archive incoming information and keep horizontal surfaces clear.
Use simple lists and check them often.
I think I'll stop here for today otherwise I run the risk of the post being too long and making the same mistake.
Thanks of course for coming this far, as said at the beginning, I look forward to hearing what you think!
I hug you!
In questi giorni riflettevo un po' sul tempo che non basta mai, sarà poi vero?
E' vero sicuramente nel senso che mi piacerebbe vivere un milione di anni, ma credo che non sia vero quando si parla di lavoro e tempo libero.
Naturalmente per quel che mi riguarda la maggior parte del tempo deve essere dedicata alla mia famiglia che ha sempre la priorità; dopo ci sono lavoro e tempo libero sullo stesso piano (fermo restando che spesso il tempo libero, per quel che mi riguarda, si fonde con quello passato insieme alla mia famiglia).
Facendo un po' di ricerche ho trovato degli spunti interessanti per migliorare organizzazione e produttività, naturalmente ti sto scrivendo di cosa si tratta perché mi interessa sapere cosa ne pensi.
Un modo come un altro per dire che mi auspico di ricevere tanti commenti eh eh!
La gestione del tempo, e di conseguenza la produttività che ne deriva, migliora l’autostima e l’immagine di noi stessi; inoltre, cosa altrettanto importante, migliora la capacità di raggiungere gli obiettivi.
Mi sembra superfluo dire che tutti questi benefici insieme migliorano di molto la qualità delle vite di ognuno.
Il primo autore dal quale ho tratto spunto, leggendo un po' di sue cose, è David Allen;
il suo punto di vista, molto sintetizzato ovviamente, è che abbiamo spesso la mente impegnata in mille questioni diverse, ed è inutile pensare e ripensare alla stessa cosa molte volte quando non si fanno progressi concreti.
Secondo Allen pensa in continuazione a una cosa da fare in determinati casi, vado a elencarteli:
- Non è stato definito con precisione ciò che si vuole ottenere
- Non è stato deciso quale sarà il prossimo passo concreto da compiere
- Non è stato inserito un promemoria riguardo all’obiettivo e alle azioni da compiere in un sistema affidabile
Continuando nelle mie ricerche e nella mia lettura mi sono imbattuto in un interessante modello che si chiama ZTD (Zen To Do); secondo questo modello per essere più efficienti ed efficaci nella gestione della nostra giornata dobbiamo acquisire 10 abitudini:
- Raccogliere
- Elaborare
- Pianificare
- Agire
- Sistema semplice e affidabile
- Organizzare
- Verificare
- Semplificare
- Routine
- Metterci passione
Io esco pazzo per questo tipo di liste, mi piacciono proprio tanto!
Naturalmente queste abitudini non possono essere acquisite tutte insieme ma ognuna necessità del giusto tempo, c'è chi dice che siano i fatidici 21 giorni chi ha altre teorie; personalmente io, per fissare un'abitudine, mi prendo trenta giorni.
Si evince da ciò che ho appena scritto che acquisire questo tipo di modello non è semplice e richiede molto impegno; impegno però che verrà ripagato sicuramente con soddisfazione, senso di libertà e migliore qualità della vita.
Andrò ora ad analizzare velocemente queste dieci abitudini, una per volta:
Abitudine 1: Raccogliere
Quante volte ti vengono in mente buone idee e te ne dimentichi? Occorre avere un luogo in cui raccogliere tutto quello che ci arriva (idee, informazioni, mail…) scrivendo immediatamente le cose, anziché affidarci alla memoria. Porta sempre con te qualcosa su cui prendere appunti e aumenterai drasticamente la tua produttività. Digitale o cartaceo, come ti trovi meglio, io ad esempio preferisco il cartaceo e tengo con me una piccola agenda tascabile. Appena arrivato a casa o al lavoro, svuota immediatamente tutte le informazioni, senza procrastinare.
Abitudine 2: Elaborare
Questa abitudine è applicabile in molti ambiti della vita.
In primo luogo, è decisivo ridurre al minimo indispensabile i luoghi dove conservi le informazioni in arrivo.
In quanti posti della casa o dell’ufficio raccogli il materiale in arrivo?
Fai in modo di averne solo uno. Riduci al minimo le caselle della posta elettronica.
Una volta raccolte tutte le informazioni che hai ricevuto, devi elaborarle.
In sintesi ecco come fare punto per punto:
- esamina la prima informazione
- E’ utile?
- Se si processala
- Se no eliminala subito
- Se è utile e comporta un’azione chiediti:
- Può essere delegata?Se si fallo immediatamente
- Se no
- Richiede meno di due minuti?
- Se si fallo immediatamente
- Se no archiviala in una To Do List
- Passa alla prossima informazione.
Alla fine del processo, non deve rimanere nessuna informazione non elaborata.
Abitudine 3: Pianificare
Questa è semplice e direi che è un "must".Pianificare obiettivi a breve, medio e lungo termine. Questa abitudine è utile per decidere quello che è importante e che vuoi realizzare, anziché reagire a quello che ti capita, e di essere in balia di bisogni, desideri e priorità altrui.
Abitudine 4: Agire
Questo punto non avrebbe bisogno di spiegazioni, voglio però darti alcuni suggerimenti che io stesso seguo:
- Divieto assoluto di multitasking
- Scegli quello che dovrai fare
- Datti un tempo per farlo.
- Elimina le distrazioni: se puoi scollegati da internet, stacca la spina da tutto quello che ti distrae e semplicemente svolgi il tuo compito.
- Resta concentrato.
Abitudine 5: Sistema semplice e affidabile
Archivia immediatamente le informazioni in ingresso e mantieni libere le superfici orizzontali.
Utilizza liste semplici e controllale spesso.
Credo che per oggi mi fermerò qui altrimenti corro il rischio che il post sia troppo lungo e faccio lo stesso errore.
Grazie naturalmente per essere arrivato fino a qui, come detto all'inizio, attendo di sapere cosa ne pensi!
Ti Abbraccio!
The texts are translated with simultaneous translators; for the avoidance of doubt I have decided that they will all be translated exclusively with Google Translate.
Of course, English is not my first language but I try, forgive any mistakes and imperfections of Translate.
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