1个公式,告诉你不一样的项目管理

in #cn4 years ago

简单地区分DISC特质的方法是根据你是关注人还是关注事进行区分。项目管理其实也是由人和事组成的。

曾经有一位咨询师戴夫问过一组人是倾向于管理流程还是带领团队。有人说“按照流程走就不容易出错,流程最重要”,有人说“在项目团队中,善于与人打交道的人并不那么受待见,埋头做事更重要。” 直到有一名管理者说了一句话后,大家才突然觉得恍然大悟,这句话是“如果没有人愿意为你干活,再好的流程都是纸上谈兵。

今天我就跟大家介绍的这个公式很牛,传说掌握了这个公式,也就掌握了项目成功的秘诀。这个公式中的两个关键因素就是刚刚提到的“人”和“流程”。

对项目来说,人和流程同样重要。这里的关注人就是我们I和S特质所关注的,关注流程就是关注事,是D和C特质所关注的。我们要介绍的这个公式就是:

人+流程=成功

先来说说公式中的关注人。在我们的日常工作和生活中,我们常常需要与人进行合作完成一个项目,同时我们可能缺乏一个正式的头衔或者权威对别人发号施令。也许作为公司的老板,可以通过引导,比如发奖金、用权威让大家努力工作,但是并不能强迫每名员工都发挥出自己最好的创造力。这个时候,非正式的权利往往会更有效,它能够使人们自愿留在你的团队,为你效劳。而这种非正式的权利就来自于领导者的性格和能力。

比如S特质很高的印度国父圣雄甘地,他从来没有拥有过任何的正式头衔,但是他却带领印度人民争取独立,并唤起了全世界的民权及自由运动。他的“非暴力”思想,影响了全世界民族主义者和争取能以和平变革的国际运动。

那我们该如何做好项目的管理者,让团队成员能够心甘情愿、全力以赴地工作呢?我们不仅要展现出目标明确的D特质,还需要展现出尊重团队善于倾听的S特质。在《项目管理精华》这本书中就重点讲过要关注人,就要时刻掌握四个基本的行为准则:展示尊重、先聆听、明确期望、承担责任。

  • 第一是展现尊重,要积极主动地去关心对方,像I特质的人一样,信奉“你对别人好,别人自然会对你好”这个人生信条。尊重是相互的,如果能够坦诚对待自己和他人,尊重他人,他人也会报之以尊重。特别是当团队遇到压力的时候,越要展现出尊重,用微笑和倾听,用自带的乐观来化解团队的压力。

  • 第二是先聆听,缺少倾听可能会导致同事关系紧张,也可能让自己错过学习机会,导致判断失误。所以我们要像S特质的人一样,拥有同理心,换位思考,对他人多一些关怀和包容,尽力理解他人的出发点。试想你去医院看病,医生都没有仔细听你诉说,直接说“吃这片药就好了,下一个”,你会有什么样的感觉呢?所以当团队成员有问题的时候一定要认真倾听,这也能让我们对问题有更充分的认识。

  • 第三是明确期望,明确需要对方做什么事情,要达到什么结果,双方对这件事情一定要达成共识。这个时候要充分展示C特质,明确知道要做什么事情,用数据说话,展示自己的专业性。

  • 第四是承担责任,这个时候要善于运用D特质,自己主动承担责任掌控整个局势,同时也要告诉团队成员他对这个项目很重要,让他知道自己对于团队的价值,对于整个项目的意义,信任团队成员,给予相应的职责,告诉他他是团队中必不可缺的一部分,这往往能够激发大家主动承担责任,一种集体荣誉感会让大家下定决心尽全力完成项目。

可能有的小伙伴会觉得团队成员就是故意找借口不完成任务,他们会以各种理由推脱,这种情况下我们很可能会爆发出各种情绪,会特别想在其他团队成员面前批评他,羞辱他,甚至把他踢出团队。这样做能让我们逞一时之快,然后呢?这会不会影响团队其他成员的情绪?甚至最终导致整个项目都没法完成,出现满盘皆输的局面?

在双证班课堂上,海峰老师说过要“理解自己的情绪,控制自己的行为。” 只有控制好自己的情绪了,对方感受到尊重了才可能支持我们的行为。要知道,项目中最重要的因素永远是人。作为一名项目负责人,非常有必要管理好自己的情绪,否则就很可能会出现这个功能没有完成,整个项目都没法上线的情况。

可能还会有小伙伴觉得这个步骤太复杂了,简单粗暴地告诉他必须要这样做,不然就直接告诉他领导,让领导协助解决就好了。这样看上去能够快速解决问题,在团队成员一直不改的情况下,我们完全可以用这个方法,表明团队不接受不负责任的行为。但是在一般情况下,这会让对方感到丢脸,这一次可能会被迫配合完成任务,那下一次呢?对方还会愿意与你合作吗?很可能双方的关系就此变差,不再有下次合作的机会了。

总结一下,与人相处的过程中要展现四个基本的行为准则。展现尊重,积极主动地关心对方;先聆听,知道团队成员不这么做的原因;接着明确期望,对项目要达到的效果达成共识;最终承担责任,让团队成员知道自己在项目中的重要意义。要知道,项目中最重要的因素永远是人,我们要让团队成员感受到尊重,只有对方感受到了尊重才可能支持我们的行为。

刚刚说了“人+流程=成功”这个公式中的人,接下来,我们一起来看看流程。项目管理的5大过程组就是所有项目需要经历的流程,分别是启动、规划、执行、监控、收尾。

  • 启动,是定义一个新项目或者现有项目的一个新阶段,授权开始该项目。可以理解为向全世界宣布要做这件事情了。

  • 规划,明确项目的范围,优化项目目标,为实现项目目标制定行动方案。也就是确定如何做这件事情。

  • 执行,协调人员和资源来执行规划,具体完成项目计划中确定的工作的过程。要知道只有真正践行了,项目才真正会有进展,否则都是纸上谈兵。

  • 监控,跟踪和调整项目进展和绩效,识别必要的计划变更并启动相应变更的一组过程。这时要时刻注意控制项目的风险。

  • 收尾,完结项目过程中的所有活动,正式结束项目或阶段的一组过程,比如产品上线,完成项目交接,完成合同中的所有任务等等。

你可能会问每一个顺利完成的项目都需要经过这五大过程组吗?是的,不论项目的大小都需要经历这五步。不知道大家有没有跑马拉松的经历,我就拿我去年跑一场马拉松作为一个项目来举例说明一下这个流程。

去年8月份,我决定要跑马拉松,并跟家人和朋友说我要跑的是2017年的长沙国际马拉松,并确定了跑半程,这时项目就启动了。接着,我参考他人的经验,制定了3个月的训练计划,这就是规划阶段,然后就是按照规划来执行了,有的时候会和小伙伴一起打卡,在整个训练的过程中都有进行监控,比如保证身体状态,做好膝盖的防护措施,做好饮食调节等等,最后就是正式参加比赛了,比赛的过程中保持身体能量,及时补给,拿到奖牌的那一刻,整个项目就基本结束了。

大家可以试着回想一下自己经历过的项目,每一个流程都做过什么事情。这五大过程组也就相当于一个大的做事框架,做每个项目都可以用这个大框架,具体的小细节会根据项目的不同而进行调整,刻意去收集一些不同项目的框架,我想之后完成项目就是水到渠成的事情了,遇到不同的项目也不会慌乱了。

再一起回顾一下这个公式吧:人+流程=成功

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