Nie wieder Protokolle schreiben: Wie ich meine Teams-Meetings mit KI automatisiert habe (und 3h/Woche spare)
Nie wieder Protokolle - Microsoft Teams Facilitator
Hand aufs Herz: Wer schreibt eigentlich gerne Meeting-Protokolle? Niemand? Dachte ich mir.
Wir kennen das alle, besonders im Tech-Bereich: Der Kalender ist voll, ein Teams-Call jagt den nächsten. Man sitzt 45 Minuten in einer Besprechung, diskutiert leidenschaftlich – und kaum ist aufgelegt, beginnt das große Rätselraten.
- "Wer sollte das nochmal bis wann erledigen?"
- "Haben wir uns jetzt auf Option A oder B geeinigt?"
- "Und wer schreibt das Zusammenfassungs-Mail?"
Oft bleibt diese "Drecksarbeit" liegen oder wird schnell noch irgendwie hingeschludert. Das Ergebnis: Ineffizienz und Frust im Team.
Mein Experiment: Die KI übernimmt die Admin-Arbeit
Ich habe mir in den letzten Wochen angewöhnt, diese Aufgaben komplett abzugeben. Nicht an einen Praktikanten, sondern an den Microsoft Facilitator direkt in Teams.
Viele von euch haben vielleicht schon von Microsoft Copilot gehört, aber der Facilitator führt in vielen Setups noch ein Schattendasein. Zu Unrecht! Ich habe das Tool einem intensiven Härtetest unterzogen – mit verschiedenen Dialekten, durcheinander redenden Kollegen und komplexen Themen.
Das Ergebnis hat mich selbst überrascht: Es ist nicht nur eine "nette Spielerei", sondern ein echter Produktivitäts-Booster.
Mehr als nur Transkription
Das Tool macht weit mehr, als nur Sprache in Text umzuwandeln. Es versteht den Kontext. In meinem neuen Blogartikel gehe ich ins Detail, wie ich meinen Workflow damit komplett umgestellt habe.
Hier ein kleiner Vorgeschmack auf die Funktionen, die meinen Arbeitsalltag verändert haben:
- 🤖 Der "Stille Diplomat": Die KI analysiert Redeanteile und Stimmung. In hybriden Meetings hilft sie mir, leisere Kollegen aktiv einzubinden, bevor sie untergehen.
- ✅ Automatische Aufgaben-Zuweisung: Das ist mein Highlight. Wenn ich im Call sage "Peter, mach bitte bis Freitag die Analyse fertig", erkennt die KI das als Action Item. Ich muss nichts mehr manuell ins Planner-Board übertragen.
- ⏱️ Die Lösung für Zuspätkommer: Wer 10 Minuten zu spät kommt, muss nicht mehr fragen "Was hab ich verpasst?", sondern bekommt eine private Zusammenfassung, ohne den Redefluss der Gruppe zu stören.
Das Ergebnis: 3 Stunden geschenkte Lebenszeit
Durch die Automatisierung der Nachbereitung spare ich aktuell rund 15 bis 20 Minuten pro Meeting. Auf die Woche gerechnet sind das bei mir gut 3 Stunden, die ich für echte Arbeit (oder einen früheren Feierabend) nutzen kann.
Ich habe meine 5 besten "Hacks" und Einstellungen, wie man den Facilitator jenseits der Standard-Settings nutzt, in einem detaillierten Guide zusammengefasst. Wenn ihr also eure Meeting-Kultur fixen wollt, schaut mal rein.
👉 Hier geht’s zum vollständigen Artikel und den 5 Hacks:
Mich würde interessieren, wie die Ihr das handhabt:
Nutzt ihr bereits KI-Tools (Otter.ai, Fireflies, Copilot) für eure Meetings oder vertraut ihr noch auf Stift und Papier? Schreibt es mir gerne in die Kommentare! 👇
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Ist das ein zusätzliches Features oder ist das im Standardpaket dabei? Ich glaube, manche Firmen sind da noch zurückhaltend, da dadurch auch Infos an den Microsoftkonzern und an alle möglichen LLMs weitergegeben werden, die oft intern bleiben sollten.
Du brauchst eine Teams premium Lizenz oder am besten die Copilot Lizenz