_{fuente imagen}

Auto Gestión administrativa para Emprendedores

Por: Alcides J. Cádiz #Venezuela

separador new.png

Parte 1: ¿Qué nececitamos? y Base de datos

Parte 2. Funciones básicas de Exel

Parte 3. Relacionando tablas para conocer las Entradas y Salidas de los Productos

_{Captura de pantalla de S.I.A: Menú}

Para poder trabajar eficazmente en Exel, y lograr realizar un sistema información eficaz, primero debemos saber la relación que tienen nuestros datos.

En este ejemplo que estamos desarrollando, notemos que hay información que debe ser escrita por nosotros, y los datos que se generan durante el desarrollo del negocio.

Los datos del producto, los datos de los proveedores y los datos de los clientes, es información que debemos ingresarle al sistema, más adelante veremos los tres métodos para ingresar esos datos de modo dinámico y profesional.

_{Captura de pantalla de S.I.A: Tabla de Proveedores}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Clientes}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Productos}

Las salidas, se refieren a: las ventas (en efectivo por transferencia; en punto de venta, a crédito),y las mermas o perdidas de producto

En este ejemplo, se usó un modelo de "factura" común, y se relacionaron con formulas con las tablas de Clientes y Productos, además se insertaron listas para facilitar la selección de datos, y se le insertaron macros para que grabaran los datos que se le incluyó en dos bases de datos nuevas, Cuentas por cobrar en la que se registra solo a los clientes de ventas a crédito, y en Base de datos de Salida en la cual se registra todos los datos de las ventas.

La base de datos que se genera, permitirá:

Llevar control de las ventas a crédito
Registra las cantidades de los productos vendidos
Determina las ganancias de cada producto
Suma los totales de ventas diarias o entre fechas
Comparar tipo de ventas realizadas
Comparar ventas por productos
Comparar ventas por tipo de productos
Comparar ventas por clientes
Registrar la merma o perdida

_{Captura de pantalla de S.I.A: Formulario de ventas}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Cuentas por cobrar}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Base de datos del formulario de ventas (Salidas)}

Las compras, es otra parte importante de un negocio o emprendimiento, al igual que en las ventas, se usó un modelo de una "factura" para registrar los datos, y esta alimenta dos bases de datos, Cuentas por pagar donde se listan los pagos pendientes a realizar, y Base de datos de entradas donde se vacía toda la información del formulario.

Estas tablas también se relacionan con formulas y grabación de macros, con su desarrollo conseguimos:

Control de pagos de compras pendientes
Registrar las cantidades disponibles para vender
Establecer el precio de costo para decidir el porcentaje de ganancia
Contar cuanto en dinero hay disponible, y proyectar las ventas
Con los datos de las Entradas y las Ventas se puede llevar los inventarios, calcular las existencias actuales y establecer punto de pedido

_{Captura de pantalla de S.I.A: Formulario de compras}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Cuentas por pagar}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Base de datos de las compras (Entradas)}

Por último, y no menos importante, tenemos el control de pagos, tanto de ventas como de las compras realizadas, esta hoja es particular, lo único que se necesita es el Numero de control, y por medio de formulas, reescribe en el formulario la compra o venta realizada, para después por medio de una macro se registre los datos en otra base de datos, Base de datos de clientes y proveedores.

Este formulario y base de datos permiten:

Actualizar el estatus de cuenta por cobrar y cuentas por pagar de manera automática.

_{Captura de pantalla de S.I.A: Formulario de pagos (Compras y Ventas)}

_{Captura de pantalla de S.I.A: Base de datos de pagos realizados}

Parte 4: ¿Cómo hacer para rellenar de forma dinámica y profesional, nuestras bases de datos principales (proveedores, productos, clientes)?

Continuará...