ASPECTOS BASICOS DE LA CONTABILIDAD DE EMPRESAS COMERCIALES
OTROS ACTIVOS Y CARGOS DIFERIDOS:
En este rubro se incluyen aquellas partidas de activo que no puedan ser clasificadas en otros grupos, ejemplo: Depósitos entregados en garantía ,inventarios de repuestos y suministros para consumo propio, impuesto sobre la renta diferido, intangibles pagados (Plusvalía),y los denominados cargos diferidos, los cuales representan erogaciones efectuadas por servicios o contrapartidas ya recibidas que se espera recuperar a través de operaciones futuras o que rindan beneficios hacia el futuro, generalmente a mas de un ejercicio, ejemplo: Gastos de organización y constitución, gastos de investigación y desarrollo, etc. Los cargos diferidos deben amortizarse en un tiempo razonable, generalmente, por costumbre en cinco años.la contrapartida es costo o gastos según sea el caso. Aun cuando no haya transcurrido el tiempo asignado para la amortización, si no se espera recuperar en el futuro, deberá llevarse de una vez a Ganancias y Pérdidas el saldo no amortizado.
PASIVO E INVERSION DE LOS ACCIONISTAS (PATRIMONIO)
PASIVO A CORTO PLAZO
PRÉSTAMOS Y SOBREGIROS BANCARIOS
En este rubro se incluyen todos los préstamos bancarios a corto plazo que mantenga la empresa, debe llevarse un control que incluya detalle para cada uno de los prestamos con indicación de su vencimiento, tasa de interés, fechas de pago,(principal e intereses),tablas de amortización, garantías otorgadas, etc. igualmente para efectos de presentación de Estados Financieros al cierre de los ejercicios, se reclasifican en este grupo los sobregiros bancarios no compensados entre cuentas bancarias sin limitaciones en un mismo banco.
CUENTAS Y EFECTOS POR PAGAR-COMERCIALES:
En estas cuentas se incluyen las deudas documentadas, que en razón de sus operaciones mantiene la empresa, normalmente, la contrapartida de estas cuentas son compras de bienes o servicios. Al igual que las cuentas por cobrar comerciales, deben mantenerse auxiliares por proveedores que suministren detalle sobre la conformación y antigüedad de los saldos en su estado de cuenta que muestre las facturas pendientes, por lo menos en forma mensual. Se recomienda conciliar con frecuencia (Por lo menos trimestralmente)
OTRAS CUENTAS POR PAGAR:
Se registraran en este grupo, todas aquellas cuentas por pagar documentadas, distintas de las comerciales, tales como dividendos por pagar ,cuentas de accionistas y afiliadas o relacionadas,(Estas últimas deberán conciliarse) ,etc..
PORCION CORRIENTE DE LA DEUDA A LARGO PLAZO:
En este rubro deberán registrarse las cuotas de los pasivos a largo plazo, que venzan dentro del corto plazo (menos de 1 año).
RETENCIONES POR ENTERAR Y GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR:
En retenciones, como su nombre lo indica, se reflejan aquellas retenciones de tipo legal que se les practican a los trabajadores y a terceros, en los cuales la empresa hace únicamente el papel de intermediaria, ejemplo: Retención de seguro social, paro forzoso, ley de política habitacional, INCE, sobre utilidades, retención de I.S.L.R, retención de IVA, retención de impuestos municipales, debito fiscal de IVA ,etc., se acreditan normalmente en la nomina, pagos o abono en cuenta cuando es retención de I.S.L.R,IVA o impuestos municipales, o facturación en el caso de los débitos fiscales del IVA. Se cargan normalmente cuando se efectúan los pagos de las retenciones, y en el caso del debito fiscal de IVA con las declaraciones y/o ajustes permitidos por esa ley.
Los gastos acumulados por pagar, incluyen estimaciones y acumulaciones de pasivos que aun no han sido documentados, ejemplo: Pasivos laborales, (vacaciones, intereses sobre prestaciones sociales, utilidades, nominas por pagar, aportes de la empresa: al seguro social, seguro de paro forzoso, ley de vivienda y hábitat, INCE, etc.),intereses bancarios (Cuando se pagan al vencimiento),acumulación para impuestos municipales, estimaciones para servicios públicos ,etc.
El crédito a esta cuenta se basa en estimaciones y la contrapartida es normalmente en Ganancias y Pérdidas, se debitan cuando se pagan o se convierten en pasivos documentados, se recomienda analizar mensualmente contra los pagos posteriores y pasivos ciertos (Al cierre de ejercicio, vacaciones, utilidades, intereses sobre prestaciones sociales),e ir ajustando en forma permanente.
IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR:
En esta cuenta se reflejara el impuesto por pagar calculado para el ejercicio, después de haberle descontado los pagos anticipados que pudiesen existir. Las contrapartidas del crédito que se haga a esta cuenta al calcular este impuesto, deberán ser un debito a gastos de ISLR y crédito a ISLR prepagado9 (Retención de ISLR de terceros y declaraciones estimadas).
PASIVOS A LARGO PLAZO:
PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES
Se recomienda mantener a este grupo en tres cuentas:
Una cuenta global de provisión, propiamente dicha, en la que se ira acreditando un porcentaje sobre sueldos y salarios pagados. Para efectuar esta acumulación, se carga a gastos en ganancias y Perdidas y se acredita ba estaq provisión en forma global. Esta cuenta deberá ajustarse al cierre de cada ejercicio con el cálculo real de las prestaciones, hombre por hombre, a dicha fecha de cierre.
Una segunda cuenta con auxiliares cada trabajador ,en la cual se acreditara el monto mensual calculado al trabajador con cargo a la cuenta de provisión global antes indicada, se debitara hasta por su monto registrado cuando se produzca la liquidación definitiva o aporte al fideicomiso del trabajador, en caso de montos en exceso o defecto, se procesara el ajuste correspondiente ,contra la cuenta de provisión global.
Una cuenta con auxiliares para cada trabajador en la que se reflejaran los anticipos de prestaciones sociales (no sujetos a descuento periódico) que se otorguen a los trabajadores de acuerdo a la Ley Orgánica del Trabajo y/o contratos colectivos, se presenta en el balance como una deducción de las prestaciones sociales .Los cargos normalmente tienen como contrapartida cheques y los créditos se procesaran al producirse la liquidación definitiva o constitución del fideicomiso.
Es conveniente además, llevar un control extracontable de los montos enviados al fideicomiso de prestaciones sociales.
Si las prestaciones se registran en la contabilidad, deberán acumularse los intereses y registrarse mensualmente en cuentas de pasivos individuales con un titulo similar a intereses por pagar prestaciones sociales.
Lo correspondiente a la integración del bono vacacional al salario normal ,incluirlo en el mes en que se realice el pago, al igual que lo relativo a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa.
OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO:
En esta cuenta se presentan, pasivos contratados a plazos mayores a 1 año, menos los vencimientos corriente, que se presentan a corto plazo, debe mantenerse un control por cada préstamo y acreedor, con indicación de vencimientos, fechas de pagos, tasas por intereses, tablas de amortización, garantías otorgadas, etc.
CUENTAS EN MONEDA EXTRANJERA:
Si la empresa mantuviese cuentas bancarias, inversiones temporales, cuentas por cobrar o por pagar y cualquier otro activo o pasivo, en moneda extranjera, deberá llevarse en forma extracontable un detalle de los saldos en la respectiva moneda, para que al cierre del ejercicio se
ajuste dicha moneda al tipo de cambio en bolívares vigente a esa fecha .La contrapartida de este ajuste, será una cuenta de fluctuación cambiaria, en ganancias y pérdidas.
INVERSION DE LOS ACCIONISTAS O PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL:
En esta cuenta se refleja el monto del capital suscrito, de acuerdo al registro de comercio de la empresa y sus modificaciones. Si existiesen cuotas no pagadas de capital, se registraran en una cuenta distinta, en este mismo grupo y se presentara en el balance deduciendo al capital. Los registros auxiliares de esta cuenta serán los libros de accionistas que de acuerdo al código de comercio, deben llevar las sociedades.
UTILIDADES, GANANCIAS RETENIDAS SUPERAVIT O DEFICIT ACUMULADO:
En esta cuenta deberán registrarse los resultados acumulados por la gestión de la empresa, se acredita cada año con las ganancias de cada ejercicio o se debita si hubo perdidas en el ejercicio. También se debita al apropiarse para la reserva legal o decretarse dividendos. En circunstancias especiales puede afectarse con ajustes de años anteriores.
RESERVA LEGAL:
Constituye una segregación de las utilidades de las empresas, establecida por el Codigo de Comercio en un 5% de las ganancias del ejercicio hasta llegar al 10% del capital suscrito, estos porcentajes pueden ser superiores si asi lo establecieren los estatutos de la empresa .Se acredita con cargo a la cuenta de utilidades o ganancias retenidas(Superávit o déficit acumulado).
GANANCIAS O PÉRDIDAS O RESULTADOS DEL EJERCICIO:
Es una cuenta transitoria contra la cual se cierran todas las cuentas nominales al finalizar el ejercicio, ella se debe cerrar igualmente transfiriendo su saldo a la cuenta de utilidades o ganancias retenidas (Superávit o déficit acumulado).
CUENTAS NOMINALES DE GANANCIAS Y PERDIDAS O DE RESULTADOS (INGRESOS, COSTOS Y GASTOS)
Normalmente son contrapartidas de las cuentas reales o de balance en ellas se registran los resultados de las operaciones de la empresa y se cierran al finalizar cada ejercicio .De acuerdo al co9ntrol presupuestario que lleve la empresa y a la información que pretenda manejar la gerencia, pueden agruparse por tipo de operaciones, zonas geográficas, por clientes ,etc. En todo caso debe considerarse su agrupación igualmente considerando las exigencias de las leyes tributarias. Es importante además efectuar los registros contables de manera uniforme y consistente para poder mantener la comparabilidad de de las cuentas.
Fuente: Firma de Contadores Fernández Machín & Asociados
