溝通之前該做好腦內盤整

今天聊聊職場上令人煩躁的一種行為,我一時之間想不到一句話來形容這樣的動作,而我自己以前也曾經犯過這樣的錯誤,當自己也遇上了才知道有多令人困擾。


前幾天同事要把事情移交給我處理,先把大部分的資料丟給我,說了一個大概要做的內容,雖然不是我的職務,但小公司互相幫忙也是常態。但過後的一兩個小時,他陸續來了我座位好幾次,一回找裡面的資料,一回補充交代其他事項,來來回回應該七八次以上。

雖然可能不是他的原意,但這樣的動作就讓我感覺到,他只想早點把手上的事情交給別人,但在思慮未周全的情況下,就要不斷的來回修正。倒不如在自己的位置上把東西整理好之後,想好要交代的事情一一列好,再自己理一遍思緒再交給人會更好。


我自己以前在聯絡客戶的時候,也發生過這樣的事情,電話剛掛又打過去一兩通補充,對方的語氣通常都會開始不耐。後來我自己也察覺到自己這樣的行為,會為別人帶來困擾,甚至是情緒上的不耐,每個人工作也不是吃飽沒事幹,整天等你的吩咐。

後來我習慣在聯絡客戶前,先拿一張空白紙寫下自己要問的問題,並且再確認一下事務還有甚麼疑問是需要對方協助,並且明確的表明自己需要的資料。最好還替對方想好解決方式,提供一個初步簡略的執行方案,當然對方如果更熟悉有他自己的方法,也給予尊重,只是如果時間急迫,也需要告知對方何時需要回復。


我曾經觀察到,有的人聯絡這類事項,在撥電話時根本沒想好自己要問的全貌,而是在問的過程才逐漸構成,所以很常在對方要掛電話時,又突然想到新的東西,急急忙忙地阻止對方掛電話,然後來來回回四五次以上。甚至是掛上電話以後又立刻回撥的情形,就是在這種情況上發生。

另外一種情況就是,兜兜繞繞不將自己的需求、目的明確的講出來,因為在連絡前根本沒有打一下草稿,所以自己也搞不清楚到底需要的是甚麼,只希望對方可以幫他撥開腦中的迷霧,但對方在連題目都不甚明瞭的時候,很難給出詢問者期望的解答。

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